Organizacja konferencji w hotelu wcale nie musi być wyzwaniem. O czym pamiętać, jakie aspekt wziąć pod uwagę, wybierając miejsce, czas i inne okoliczności? Co musi cechować hotel, w którym warto zorganizować konferencję? Na te inne pytania odpowiem w poniższym artykule.
Konferencja w hotelu - organizacja czas start
Przede wszystkim musisz pamiętać, że konferencja ma nie tylko wymiar merytoryczny, lecz także wizerunkowy. To, jak zostanie zorganizowana, bezpośrednio wpływa na to, w jaki sposób jesteś postrzegany jako organizator - a raczej cała firma.
Musisz zachować pełen profesjonalizm i wybrać taką lokalizację, która spełni wszystkie wymagania uczestników, a może nawet przewyższy ich oczekiwania. Zacznijmy od kilku kwestii, które musisz mieć jasno określone, rozpoczynając przygotowania do konferencji.
Jaki jest cel spotkania?
Na pewno wiesz, że konferencje mogą mieć bardzo różny charakter w zależności od tego, w jakim celu się je organizuje. Głównym celem bywają aspekty PR-owe, HR-owe, edukacyjne - w grę oczywiście wchodzi również konferencja branżowa czy networkowa. Wybierz lokalizację w taki sposób, aby odpowiadała charakterowi wydarzenia.
Jakie wyposażenie jest potrzebne w sali konferencyjnej?
Spotkania będą wykładowe czy w formie konwersatoriów? Czy wszyscy uczestnicy będą potrzebowali laptopów (a co za tym idzie - blatu, na którym będą mogli je ułożyć), czy wystarczą krzesła? Zastanów się również, jakie wyposażenie multimedialne będzie Ci niezbędne - projektor, komputer, mikrofon? A może prowadzący będą korzystali ze swoich urządzeń, ale ty będziesz musiał zapewnić im odpowiednie przejściówki i szybkie szkolenie z obsługi PC, pilota, ekranu?
Co poza salą konferencyjną?
Pamiętaj, że
konferencja w hotelu nie kończy się na wydarzeniach w samej sali konferencyjnej - idealnie więc, aby miejsce, w którym planujesz zorganizować event, oferowało uczestnikom aktywności na czas po pracy. Poza atrakcjami na miejscu warto też przyjrzeć się, czy wokół można spędzać aktywnie czas czy zwiedzać miasto.
Czy planujesz catering?
Zastanów się, ile czasu będzie trwała konferencja. Czy potrzebujesz, aby hotel zaproponował Ci specjalne menu konferencyjne? Poza przerwami na kawę z bufetem i przekąskami przy dłuższych spotkaniach warto zaplanować też przerwę obiadową na ciepły posiłek czy kolację. W Ascot Premium Hotel z przyjemnością proponujemy naszym gościom do dyspozycji lobby bar, możliwość
organizacji przyjęć i bankietów, a także fantastyczną restaurację.
Jaki masz budżet?
Organizując konferencję w hotelu, musisz zastanowić się, jaki masz budżet i ile z niego możesz przeznaczyć na rezerwację lokalu. Zastanów się, ile będzie kosztowało wynajęcie sali i np. zapewnienie prelegentom noclegu (jeśli będzie on konieczny).
Co musi znaleźć się w hotelu konferencyjnym?
Wiesz już, o co zadbać podczas
organizacji konferencji w hotelu. Co dalej? Przygotowaliśmy dla Ciebie listę podstawowego wyposażenia, które musi znaleźć się w wybranej przez Ciebie lokalizacji.
- Nagłośnienie - czyli mikrofon plus głośniki,
- Rzutnik - który pozwoli prowadzącym wyświetlać swoje prezentacje; rzutnik musi być jasny, obraz płynny. Najlepiej, żeby był to rzutnik montowany na stałe.
- Tablica interaktywna - czasem zamiast (albo obok) rzutnika można znaleźć w hotelach tablicę interaktywną, która pozwala nie tylko na wyświetlanie prezentacji, lecz także robienie notatek na żywo.
- Bufet - wspomnieliśmy wcześniej, że menu konferencyjne to podstawa.
- Klimatyzacja - niezależnie od pory roku, w pomieszczeniu pełnym osób klimatyzacja to absolutna podstawa.
- Stoły, krzesła w odpowiedniej ilości i dobrym ustawieniu.
