Organizacja konferencji w hoteluwcale nie musi być wyzwaniem. O czym pamiętać, jakie aspekt wziąć pod uwagę, wybierając miejsce, czas i inne okoliczności? Co musi cechować hotel, w którym warto zorganizować konferencję? Na te inne pytania odpowiem w poniższym artykule.
Przede wszystkim musisz pamiętać, że konferencja ma nie tylko wymiar merytoryczny, lecz także wizerunkowy. To, jak zostanie zorganizowana, bezpośrednio wpływa na to, w jaki sposób jesteś postrzegan t jako organizator - a raczej cała firma. Musisz zachować pełen profesjonalizm i wybrać taką lokalizację, która spełni wszystkie wymagania uczestników, a może nawet przewyższy ich oczekiwania. Zacznijmy od kilku kwestii, które musisz mieć jasno określone, rozpoczynając przygotowania do konferencji.
Na pewno wiesz, że konferencje mogą mieć bardzo różny charakter w zależności od tego, w jakim celu się je organizuje. Głównym celem bywają aspekty PR-owe, HR-owe, edukacyjne - w grę oczywiście wchodzi również konferencja branżowa czy networkowa. Wybierz lokalizację w taki sposób, aby odpowiadała charakterowi wydarzenia.
Spotkania będą wykładowe czy w formie konwersatoriów? Czy wszyscy uczestnicy będą potrzebowali laptopów (a co za tym idzie - blatu, na którym będą mogli je ułożyć), czy wystarczą krzesła? Zastanów się również, jakie wyposażenie multimedialne będzie Ci niezbędne - projektor, komputer, mikrofon? A może prowadzący będą korzystali ze swoich urządzeń, ale ty będziesz musiał zapewnić im odpowiednie przejściówki i szybkie szkolenie z obsługi PC, pilota, ekranu?
Pamiętaj, że konferencja w hotelunie kończy się na wydarzeniach w samej sali konferencyjnej - idealnie więc, aby miejsce, w którym planujesz zorganizować event, oferowało uczestnikom aktywności na czas po pracy. Poza atrakcjami na miejscu warto też przyjrzeć się, czy wokół można spędzać aktywnie czas czy zwiedzać miasto.
Zastanów się, ile czasu będzie trwała konferencja. Czy potrzebujesz, aby hotel zaproponował Ci specjalne menu konferencyjne? Poza przerwami na kawę z bufetem i przekąskami przy dłuższych spotkaniach warto zaplanować też przerwę obiadową na ciepły posiłek czy kolację. W Ascot Premium Hotel z przyjemnością proponujemy naszym gościom do dyspozycji lobby bar, możliwość organizacji przyjęć i bankietów, a także fantastyczną restaurację.
Organizując konferencję w hotelu, musisz zastanowić się, jaki masz budżet i ile z niego możesz przeznaczyć na rezerwację lokalu. Zastanów się, ile będzie kosztowało wynajęcie sali i np. zapewnienie prelegentom noclegu (jeśli będzie on konieczny).
Wiesz już, o co zadbać podczas organizacji konferencji w hotelu. Co dalej? Przygotowaliśmy dla Ciebie listę podstawowego wyposażenia, które musi znaleźć się w wybranej przez Ciebie lokalizacji.
Aby świadczyć usługi na najwyższym poziomie, Serwis wykorzystuje pliki cookies zapisywane w pamięci przeglądarki. Szczegółowe informacje na temat celu ich używania, w tym przetwarzania danych dotyczących aktywności użytkownika oraz personalizacji reklam, oraz możliwość zmian ustawień plików cookies, znajdują się w Polityce prywatności. Klikając AKCEPTUJĘ WSZYSTKIE, wyrażasz zgodę na korzystanie z technologii takich jak cookies i na przetwarzanie przez Ascot Hotel Malinowski, Wrzecionek Sp. Jawna, Radziwiłłowska 3, 31-026, Kraków Twoich danych osobowych zbieranych w Internecie, takich jak adresy IP i identyfikatory plików cookie, w celach analitycznych i marketingowych (w tym do zautomatyzowanego dopasowania reklam do Twoich zainteresowań, mierzenia ich skuteczności oraz przetwarzania danych użytkownika dla celów analitycznych). Zmiany ustawień plików cookies oraz szczegółowe preferencje dotyczące zgód możesz dokonać w ustawieniach.