Organizacja konferencji w hotelu wcale nie musi być wyzwaniem. O czym pamiętać, jakie aspekt wziąć pod uwagę, wybierając miejsce, czas i inne okoliczności? Co musi cechować hotel, w którym warto zorganizować konferencję? Na te inne pytania odpowiem w poniższym artykule.
Przede wszystkim musisz pamiętać, że konferencja ma nie tylko wymiar merytoryczny, lecz także wizerunkowy. To, jak zostanie zorganizowana, bezpośrednio wpływa na to, w jaki sposób jesteś postrzegan t jako organizator - a raczej cała firma. Musisz zachować pełen profesjonalizm i wybrać taką lokalizację, która spełni wszystkie wymagania uczestników, a może nawet przewyższy ich oczekiwania. Zacznijmy od kilku kwestii, które musisz mieć jasno określone, rozpoczynając przygotowania do konferencji.
Na pewno wiesz, że konferencje mogą mieć bardzo różny charakter w zależności od tego, w jakim celu się je organizuje. Głównym celem bywają aspekty PR-owe, HR-owe, edukacyjne - w grę oczywiście wchodzi również konferencja branżowa czy networkowa. Wybierz lokalizację w taki sposób, aby odpowiadała charakterowi wydarzenia.
Spotkania będą wykładowe czy w formie konwersatoriów? Czy wszyscy uczestnicy będą potrzebowali laptopów (a co za tym idzie - blatu, na którym będą mogli je ułożyć), czy wystarczą krzesła? Zastanów się również, jakie wyposażenie multimedialne będzie Ci niezbędne - projektor, komputer, mikrofon? A może prowadzący będą korzystali ze swoich urządzeń, ale ty będziesz musiał zapewnić im odpowiednie przejściówki i szybkie szkolenie z obsługi PC, pilota, ekranu?
Pamiętaj, że konferencja w hotelu nie kończy się na wydarzeniach w samej sali konferencyjnej - idealnie więc, aby miejsce, w którym planujesz zorganizować event, oferowało uczestnikom aktywności na czas po pracy. Poza atrakcjami na miejscu warto też przyjrzeć się, czy wokół można spędzać aktywnie czas czy zwiedzać miasto.
Zastanów się, ile czasu będzie trwała konferencja. Czy potrzebujesz, aby hotel zaproponował Ci specjalne menu konferencyjne? Poza przerwami na kawę z bufetem i przekąskami przy dłuższych spotkaniach warto zaplanować też przerwę obiadową na ciepły posiłek czy kolację. W Ascot Premium Hotel z przyjemnością proponujemy naszym gościom do dyspozycji lobby bar, możliwość organizacji przyjęć i bankietów, a także fantastyczną restaurację.
Organizując konferencję w hotelu, musisz zastanowić się, jaki masz budżet i ile z niego możesz przeznaczyć na rezerwację lokalu. Zastanów się, ile będzie kosztowało wynajęcie sali i np. zapewnienie prelegentom noclegu (jeśli będzie on konieczny).
Wiesz już, o co zadbać podczas organizacji konferencji w hotelu. Co dalej? Przygotowaliśmy dla Ciebie listę podstawowego wyposażenia, które musi znaleźć się w wybranej przez Ciebie lokalizacji.
In order to provide services at the highest level, the Website uses cookies saved in the browser's memory. Detailed information about the purpose of their use, including processing of user activity data and advertising personalization, as well as the possibility to change cookie settings, can be found in the Privacy Policy. By clicking ACCEPT ALL, you consent to the use of technologies such as cookies and to the processing by Ascot Hotel Malinowski, Wrzecionek Sp. Jawna, Radziwiłłowska 3, 31-026, Kraków, of your personal data collected on the Internet, such as IP addresses and cookie identifiers, for analytical and marketing purposes (including automated ad targeting, measuring their effectiveness, and processing user data for analytical purposes). You can change cookie settings and detailed consent preferences in .